Hva gjør dere når dere får flere interessemeldinger enn dere rekker å svare på?
Én ubesvart interessemelding kan fort bli én færre søker. De fleste forventer et svar kort tid etter å ha stilt et spørsmål, men det er tidkrevende å svare på alle spørsmålene som kommer inn. Automatiske svar er en god løsning på å møte alle studenter og spare tid.
Automatiske mail kan være svært mektige om de utformes rett og er svært nyttig for å møte studentene så fort de tar kontakt med dere. Her viser vi deg hvordan dere kan lage gode automatiske svar, slik at dere tar vare på all interesse og øker søkertallet til deres utdanninger.
Slik skriver dere et godt automatisk svar til studieinteresserte
Start positivt
Start e-posten med en hyggelig hilsen. Det er viktig med et godt inntrykk. Er det en spesiell sesong eller ferie kan dere tilpasse hilsenen deretter, men da er det også viktig at dere oppdaterer mail-teksten når sesongen avsluttes.
Fremhev viktig informasjon
Fremhev viktig informasjon med overskrifter og fetmarkert skrift. Opplever dere for eksempel at de samme spørsmålene ofte dukker opp, kan dere inkludere en overskrift med "Ofte stilte spørsmål". Besvar korte spørsmål direkte i e-posten eller bruk linker for å sende de videre til svaret.
Tilpassede svar
Tilbyr dere utdanninger i flere fagområder er det lurt å lage et unikt svar per fagområde, altså én mail du tilknytter alle utdanningene innen et bestemt fagområde. Har dere færre utdanninger kan dere vurdere å lage et automatisk svar per utdanning. Da er det også mulig å legge ved en pdf, for eksempel med kursinnholdet for utdanningen.
Når dere tilpasser de automatiske e-postene i henhold til interesseområdet, er det en større sjanse for at dere besvarer spørsmålene de studieinteresserte har, allerede før dere leser henvendelsen. Vi setter alle pris på raske svar!
Kontaktpersoner
Dersom dere har ulike kontaktpersoner for forskjellige avdelinger eller fagområder, kan det gå mye tid før rett person mottar e-posten. Ved å henvise til e-postadresser for de ulike avdelingene eller kontaktpersonene kan dere spare mye tid.
Det er også mulig å ordne at ulike kontaktpersoner mottar interessemeldinger for spesifikke utdanninger. For eksempel at en kontaktperson mottar alle interessemeldingene på fag innen medisin og helse. Ta kontakt med oss om dette er noe dere ønsker.
Les nøye gjennom
Før dere aktiverer autosvaret er det viktig at dere leser nøye gjennom teksten og informasjonen. Se etter skrivefeil, kontroller linker og kontaktinformasjon. Få gjerne en kollega til å lese over og korrigere.
Her lager dere autosvar
Dere lager og aktiverer automatiske svar i vår kundeportal. Er du usikker på om du har tilgang til kundeportalen kan du kontakte oss, så hjelper vi deg. Når du har logget inn klikker du på "Autosvar" i menyen. På denne siden finner du retningslinjene for hvor og hvordan du skriver tekstene, kobler det opp til utdanninger og aktiverer de automatiske e-postene.
.png)
